Тексты

Осознанная продуктивность: 9 инструментов, которые помогают мне не утонуть в делах

Тема продуктивности и эффективного распределения рабочего времени мне очень близка и важна. Для меня осознанность складывается из нескольких составляющих:

  • Присутствие здесь и сейчас, открытость и ясность в отношении того, что в это мгновение происходит;
  • Внимательное отношение к себе и другим;
  • Опора на собственные ценности, и чтобы дела не сильно расходились со словами.

Желание быть для мира, желание оставить его после себя чуть лучше, чем мне его подарили — это всё для меня крайне ценно. Не быть для мира во всём том, что я могу и умею — преступление. А значит, я заинтересован в том, чтобы быть проактивным и продуктивным.

Недавно написал в Facebook о том, что стараюсь поддерживать пустой инбокс в почте. Также, когда-то выкладывал список с полезными для практики осознанности приложениями под Андроид. Всё это я действительно пробовал и использовал на разных этапах жизни. Которая в моем случае далека от размеренной, регулярной и устаканившейся. Я много езжу по разным городам, много живу в других странах, у меня маленький ребёнок, и при этом я зарабатываю на жизнь довольно маргинальной и мало кому понятной темой — преподаванием практики осознанности. Я веду семинары и мастер-классы, провожу интенсивные созерцательные ретриты, работаю с компаниями и индивидуальными клиентами, пишу тексты, видео и аудио, делаю онлайн-курсы, руковожу проектом mind.space, участвую в проектах друзей, и готовлю сейчас одну крутую штуку, о которой смогу рассказать осенью.

Наверное, с точки зрения настоящего трудоголика и профессионала, это всё нормально и естественно, но для меня, с таким ритмом жизни, чудовищной тягой к прокрастинации, бесконечными переездами, а также личной практикой и любимой семьёй, которой я стараюсь уделять максимум времени, успевать всё это, и делать по возможности качественно — настоящий вызов. Мне это даётся на самом деле очень сложно.

Именно поэтому я активно стараюсь использовать те приёмы, методы и приложения, которые помогают хоть как-то оптимизировать рабочие процессы. В этой статье я расскажу о том, что помогает лично мне, и хотя, вероятно, большинству я не открою какой-то Америки, надеюсь, кто-то найдёт в этом рассказе что-то полезное.

 

1. Календарь

Я использую просто Google Calendar, в котором мои события синхронизируются с делами жены. Пробовал всякие разные другие календари, но этот проще всего, и нормально синхронизируется, так что не вижу смысла использовать что-то другое. Хваленый Things для Мака мне не подходит, поскольку телефон на Андроиде, и нужно кроссплатформенное решение.

Важный момент с календарём — я периодически, когда есть возможность распланировать день, вношу туда и слоты работы по задачам. Например, с 15:00 до 16:00 — работа по такому-то проекту.

Так — и это важно! — глядя в календарь, я вижу не просто встречи и созвоны, но временные интервалы по конкретным рабочим задачам.

Чтобы не лезть каждый раз в приложение календаря, в трее у меня висит симпатичный простой виджет Itsycal.

 

2. Список дел

Мой основной помощник — список дел, я веду его в Wunderlist, который оказался для меня лично удобнее всех аналогичных GTD-приложений.

Все задачи, от конкретных рабочих, и до ответа на сообщение человеку в мессенджере (если только я не отвечаю сразу) — попадают в папку входящие.

Да, даже ответы людям, поскольку сейчас базовые инструменты рабочей переписки для меня — 7 мессенджеров (Facebook, Slack, Whatsapp, Viber, Telegram, ВК и Wechat, боже!), и оставить сообщение не отвеченным — легче лёгкого.

Я человек сильно не организованный, поэтому полноценной работы по GTD-протоколу у меня не получается. Ну, когда все попадает во входящие, затем оттуда раскидывается по папкам проектов, откуда затем собирается список сегодняшнего дня. Регулярно так делаю, да, но чаще просто прямо во входящих расставляю приоритеты и выполняю.

Стараюсь все задачи, даже самые маленькие, записывать сразу во входящие Wunderlist. Только так я знаю, что все задачи у меня находятся в одном списке, и мне не нужно помнить, кому я что и где обещал.

 

3. Evernote и Google Keep

Раньше я много пользовался диктофоном, записывал на смартфон голосовые заметки. Какое-то время даже разбирал их, транскрибировал. Диктофон — удобная штука, когда можно записать что-то «на лету», но необходимость потом всё равно переводить записи в текст, чтобы с ними работать, сводит для меня удобство такого способа на нет.

Сейчас я пишу заметки с телефона в Evernote и Google Keep. Для коротких мыслей, инсайтов, идей по ходу движения мне удобнее Google Keep. Для более длинных текстов (а также всякой разной личной и рабочей информации, сканов документов и всего прочего) — Evernote. Например, прямо сейчас я печатаю этот текст с телефона в Evernote.

Что касается работы на компьютере, то использовать в качестве редактора для текстов мне не нравится ни Evernote, ни Google Keep.

Я использую Hackpad (в будущем, видимо, Dropbox Paper, в который он превратился), и для меня это лучший редактор для текстов и постов на десктопе.

 

4. Пустой инбокс

Жаль, что в мессенджерах так невозможно, но для почты король техник — пустой инбокс. Это значит, что папка «входящие» на почте используется ровно так же, как папка входящих задач в списке дел. Каждое новое письмо — это задача. Прочитать, ответить, удалить, что-то сделать. Задача записывается в Wunderlist (если я не отвечаю на письмо сразу же), а когда выполняется — письмо отправляется в какую-то папку или корзину. Результат — пустой инбокс.

Хинт: Если у вас тысячи писем во входящих, можно смело все из них, кроме самых последних, отправить в архив. А последних 100, например, разобрать. Кайф от пустого инбокса — бесценен.

 

5. Отключенные уведомления

Важный принцип на стыке продуктивности и осознанности — минимальное количество отвлечений. Уведомление о каждом лайке в фейсбуке заставляет каждый раз туда лезть, отвлекает, мешает сосредоточиться и тратит драгоценную «энергию внимания».

Так что я стараюсь отключить их вовсе везде, где только возможно, и хожу проверять происходящее в те моменты, которые сам на это выделил. Да, можно эти моменты тоже заносить в календарь (сам я, впрочем, так не заморачиваюсь).

Так что убираем все лишние уведомления на телефоне и компьютере, и наслаждаемся свободой от лайков.

При этом, какие-то уведомления мне очень важны. Звонки на телефон, рабочая переписка, почта — всё это может быть довольно требовательным по срокам (нужно отвечать быстрее).

Дополнительная вводная: меня очень раздражает и отвлекает звук телефона, поэтому он всегда на беззвучном. Как тут не пропустить важные письма и звонки?

 

6. Умные часы

Моё решение — «умные часы». Я использую Moto 360 2nd gen, но вообще лучший для андроида вариант сейчас Samsung Gear S3. Для яблока, понятно, без вариантов.

Уведомления настраиваются достаточно гибко, я указываю, какие из них я хочу видеть через часы, и наслаждаюсь тишиной телефона.

 

7. Pocket

Очень не люблю читать с экрана компьютера, и очень люблю — с экрана смартфона. Большинство же статей и текстов попадается мне на просторах сети во время работы за компьютером. Поэтому я пользуюсь самым удобным, кажется, сервисом отложенного чтения — Pocket. Это приложение для любых смартфонов, и расширение для любого браузера, которое позволяет в один клик отправить статью в это приложение.

Когда у меня есть свободное время (часто — в дороге), я открываю Pocket и вижу список сохраненных статей, из которых выбираю самые интересные и читаю в крайне удобном и чистом текстовом формате. Вот, например, последние добавленные:

Забавно, что в основном статьи — про медитацию и осознанность. Вообще-то, бывают разные — и про политику, и про гаджеты, и про культуру :). Просто, так совпало.

 

8. Отключенная лента фейсбука

Мало что отвлекает меня так, как бесконечное и довольно бессмысленное листание ленты фейсбука. Уже давно я отказался от лишних комментариев, споров и выяснений того, кто в интернете неправ. Если вдруг, изредка тянет прокомментировать чей-то статус, то я стараюсь спрашивать себя — для чего мне это на самом деле? Показать, какой я умный? Дать совет, который работал для меня? Доказать, что я прав?

Но можно пойти на шаг дальше, и вообще убрать ленту, что я и сделал. Теперь у меня во всех браузерах на компьютере — пустота вместо ленты. Для Хрома это расширение News feed eradicator, а для Safari — вот.

Красота!


 
Лента остаётся в приложении на телефоне, чтобы можно было иногда (в основном, в дороге) всё же читать, что интересует мои друзей, и что происходит в их жизни.

 

9. «Нет» смартфону у кровати

Хотя этот пункт не относится напрямую к продуктивности, но к осознанной жизни в цифровой среде — относится точно. Мне нравится идея цифрового детокса не только на ретритах, но и в течение дня. И особенно это важно для моментов общения, еды и сна.

Поэтому у меня правило — никакого смартфона у кровати, чтобы светящийся экран не был тем последним, что я вижу перед тем, как закрою глаза, и первым — после пробуждения.

***
На этом, пожалуй, всё. Наверняка я использую ещё что-то, о чём так сразу не вспомнил, но это — основное. У меня не прижились сервисы типа IFTTT, сервисы отложенных и автоматических публикаций, а также сервисы по организации рабочих процессов типа Trello или Asana.

А вы как организуете свои рабочие процессы, какие способы и хинты знаете?

You Might Also Like

8 комментариев

  • Reply
    Алексей
    15.06.2017 at 17:46

    У гугла есть Inbox (inbox.google.com). Тот же Gmail, только работает по описанному вами принципу «Каждое новое письмо — это задача». Письма там не обязательно удалять, а можно просто отмечать как «сделанные». Плюс есть дополнительные примочки, типа отложенных задач (писем).

    • Reply
      admin
      15.06.2017 at 20:09

      Да, я пользовался им несколько месяцев, но потом всё-таки вернулся к обычному gmail. Судя по тому, что его так и не сделали основным сервисом, так сделал не только я один. Не знаю точно, сейчас не вспомню, почему решил не пользоваться.

  • Reply
    Петр
    20.06.2017 at 18:46

    Виталий, спасибо! Странно, но поймал для себя хаки, хотя я про эффективность могу многое рассказать и показать. Скажи, а с часами — ты отключил звонок и все приходит на них или как?

    Могу поделиться оперативно вот чем: браслет сяоми — я использую как будильник, он вжик на руке и мягкое пробуждение есть)

    • Reply
      admin
      21.06.2017 at 12:02

      Таки Виталий, ага :))) Ну и супер, что поймал для себя хаки 🙂 С часами — да, именно так, только не всё, а то, что я указал, чтобы приходило. Коменты и лайки, скажем, не приходят — это было бы неудобно. И да, я тоже использовал часы как будильник с вибрацией, но в последний год это не актуально — сын просыпается в 6-6:30…

      • Reply
        Петр
        21.06.2017 at 19:22

        С Виталием смешно получилось))) Не специально. Видимо думал о твоем комменте на семинаре 😀
        Про часы спасибо — попробую!

        • Reply
          admin
          21.06.2017 at 19:54

          :))) я был уверен, что ты специально 🙂

  • Reply
    Сергей
    12.07.2017 at 14:47

    Виктор, благодарю, что делитесь и таким, «организационным».
    Пробую Google Keep и Wunderlist, — и не нахожу принципиальных отличий. Интерфейс…
    В первом — да, удобный дикотофон, можно фиксировать голос ОФлайн. Но визуальное представление заметок-задач — не оч.удобное, «растянутое»., не компактное
    В чем видите их разницу и почему используете каждый из них. В каждом есть функция напоминания, можно делить по темам….
    Интересно Ваше мнение, опыт.
    Благодарю.

    • Reply
      admin
      14.07.2017 at 14:48

      Сергей, спасибо за комментарий!

      Google Keep — это прежде всего сервис для быстрых заметок «на бегу». Я его так и использую. Wunderlist — это планировщик задач, с разбивкой на проекты, возможностью назначать даты, и т.п.

    Leave a Reply